Tutto quello che c’è da sapere sulle carte carburante elettroniche
Cos’è una carta carburante elettronica?
La carta carburante è uno strumento che permette di digitalizzare il pagamento del rifornimento alla stazione di servizio. Esiste sia nella sua classica forma fisica (l’equivalente di una carta di credito), sia in formato digitale come app sullo smartphone. La carta carburante viene usata solitamente dai dipendenti delle aziende che, viaggiando molto per motivi di lavoro, con questo strumento addebitano direttamente all’azienda le spese per il carburante anziché anticiparle per poi chiedere il rimborso successivamente.
Come funziona una carta carburante elettronica?
La prima caratteristica della carta carburante elettronica è che è associata al numero di targa del veicolo aziendale, sia esso di proprietà, a noleggio o in leasing. In questo modo la transazione può essere autorizzata solo se il rifornimento viene fatto effettivamente sul veicolo autorizzato. Per il resto, il meccanismo è identico a quelli che sono ormai diventati i pagamenti di ultima generazione: una volta finito il rifornimento, l’utente avvicina la carta carburante elettronica al POS del benzinaio (se in formato elettronico avvicinerà direttamente lo smartphone) e il sistema effettuerà il pagamento. La transazione registrata, poi, sarà contabilizzata direttamente sulla fattura elettronica che, in modalità periodica (solitamente a fine mese), sarà inviata direttamente all’azienda o al commercialista. Grazie a questo processo digitalizzato, la deduzione delle spese di viaggio, importanti ai fini fiscali, viene effettuata immediatamente e senza possibilità di errore. Tale innovazione è stata così benevolmente accolta che è diventata un obbligo di legge: a partire dal 2019, infatti, è impossibile dedurre le spese del carburante e l’IVA senza fatturazione elettronica, quindi le carte carburante di ultima generazione sono diventate una necessità e non più una semplice opportunità.
Quali sono i vantaggi di una carta carburante elettronica?
Il fatto che le aziende dal 2019 siano praticamente obbligate ad avere una carta carburante elettronica non significa che questo strumento non porti con sé degli innegabili vantaggi. Partiamo dai più pratici: rispetto al passato, con queste card i dipendenti non devono più anticipare i soldi del carburante, per poi recuperarli dopo tempo in busta paga. Questo è un vantaggio sia per dipendenti che per aziende: i primi non dovranno “impegnare” soldi propri, le seconde sanno che non ci sarà più il pericolo di rimborsi spesa gonfiati.
Grazie alla fatturazione elettronica creata in automatico durante queste transazioni digitali, il dipendente non deve più avere cura di conservare scontrini cartacei, mentre l’ufficio contabilità dell’azienda non dovrà più calcolarsi da solo gli importi da dedurre ai fini fiscali, dato che viene tutto automatizzato.
L’azienda, infine, può monitorare le spese per i rifornimenti in tempo reale: capire ogni mese quanto carburante consumi la propria flotta di veicoli è il modo migliore per ottimizzare le uscite di cassa.
Le principali carte carburante elettroniche
Dopo aver fatto un be po’ di teoria, è ora di passare alla pratica, analizzando in breve i tre principali fornitori di carte carburante elettroniche.
Cartissima Q8
Il primo vantaggio di questa card è quella di poter essere usata nella più grande rete di distributori presente in Italia: la Q8 vanta oltre 3500 stazioni di servizio, quindi per qualsiasi utente trovare una pompa di benzina in cui usare la Cartissima è praticamente un gioco da ragazzi. La sottoscrizione di questa carta, poi, permette di avere sconti sul prezzo della benzina e degli altri propellenti, nonché la possibilità di verificare online e in tempo reale ogni singola transazione. Con cadenza periodica, infine, il software legato alla Cartissima Q8 fornisce le fatture elettroniche nel classico formato XML, che viene poi inviato direttamente all’azienda e/o al commercialista.
Fuel Card SMP
La Fuel Card della San Marco Petroli (da cui l’acronimo SMP) è quella più performante in termini di usabilità. Intanto ha l’emissione gratuita, cosa tutt’altro che scontata. Inoltre la card viene fornita in pochissimo tempo, ha un codice PIN segreto, può essere associata a un solo veicolo ed ha un fido personalizzato. Rispetto ai concorrenti, inoltre, la fattura elettronica viene emessa ogni 15 giorni anziché con cadenza mensile, e nei dettagli sono riportate tutte le informazioni necessarie: non solo gli importi dei singoli rifornimenti, ma anche giorno, ora e stazione di servizio dov’è stato eseguito. La card, infine, può essere richiesta direttamente online, compilando un semplice form.
L’unico limite, forse, è proprio nella rete di distribuzione: le stazioni di servizio SMP sono appena 120 su tutto il territorio nazionale, (fra l’altro circoscritte fra Triveneto, Lombardia ed Emilia Romagna) e se pure ci aggiungiamo le reti partner che accettano la Fuel Card SMP (Major, Dinaga, Tap e Sommese) la situazione non migliora granché.
Carta carburante elettronica Soldo
La card Soldo ha come obiettivo principale la semplificazione della fatturazione elettronica in relazione ai rifornimenti. Per tutti gli acquisti di benzina e affini inferiori ai 300 euro, infatti, la card abbina tutto in automatico alla fattura elettronica. Non essendo una carta legata a un singolo fornitore di un carburante, affinché i dati del benzinaio siano riconoscibili sulla fattura elettronica è importante fare rifornimento in una stazione di servizio affiliata, ma sul suolo italiano ce ne sono migliaia che riconoscono la card Soldo, quindi il problema non si pone. La card Soldo, inoltre, facilita la transazione grazie alla lettura del codice QR che l’app abbinata effettua. Per il resto, Soldo ha tutti i vantaggi delle card tradizionali: è disponibile sia fisicamente che via app, aderisce al circuito Mastercard e può essere fornita anche in modalità ricaricabile, con un IBAN per la ricarica.
Considerazioni finali sparse
Come abbiamo avuto modo di vedere, alla fine le principali caratteristiche dei vari fornitori di carte carburante elettroniche si assomigliano non poco. In questi casi, quindi, è nella cura dei dettagli che un’azienda può valutare un prodotto piuttosto che un altro.
Ad esempio: molte aziende, al fine di evitare uscite di cassa incontrollate, chiedono l’applicazione di un limite di spesa sulle card per fare benzina. Implementare un servizio che vieti al dipendente di mettere più carburante di quello effettivamente necessario può sembrare un’operazione da “braccino corto” da parte dell’azienda, ma su base annua si parla di risparmi anche per migliaia di euro, tutt’altro che briciole.
Molte aziende, poi, hanno investito tempo e risorse per creare propri software di contabilità. Metterli in archivio con un colpo di spugna e passare a quelli forniti dalle card non è quindi cosa semplice, e alcune ditte hanno proprio un rifiuto a tal proposito. Tuttavia, alcune ditte fornitrici di card hanno pensato anche a implementare il proprio software con quello delle aziende: un’operazione intelligente che punta alla collaborazione e che rende più semplice la “conversione” verso le card carburante.
Altro aspetto da non sottovalutare è quello della territorialità: alcune aziende operano anche all’estero e quindi i dipendenti valicano anche i confini nazionali, mentre alcune card funzionano solo con le stazioni di servizio nostrane. A seconda delle dimensioni della propria ditta, quindi, optare per una card funzionante anche all’estero può essere una scelta obbligata o meno.
Ultimo, ma non meno importante, l’assistenza clienti offerta dal fornitore della carta. Ci saranno aziende che magari non hanno mai avuto problemi, ma in realtà può sempre capitare un intoppo, magari un blocco che impedisce al dipendente di pagare il rifornimento con l’apposita card. Scegliere quindi un fornitore sulla base anche solo della qualità della sua assistenza clienti, che deve essere sempre disponibile e con una spiccata abilità di problem solving, può essere davvero quello che fa la differenza.
