Oggigiorno, ciascun fornitore cerca di distinguersi dai propri competitors, proponendo una gamma di servizi sempre più ampia. Tuttavia, proprio tale abbondanza tende a confondere gli acquirenti, che non riescono ad orientarsi all’interno di un mercato così articolato. L’acquisto carta carburante è uno step importante, che va curato nei minimi dettagli. Si tratta di una scelta delicata, in quanto i costi del carburante possono pesare in maniera determinante sul budget aziendale. Ma come scegliere la carta giusta e a quali criteri attenersi?
Valutazione delle esigenze specifiche dell’azienda legate all’approvvigionamento e al consumo di carburante
Innanzitutto, è importante fare una stima precisa dei costi e delle spese legati al carburante. Quanto carburante consuma mensilmente la flotta aziendale? Qual è il fabbisogno specifico calcolato sulla base delle attività e delle rotte commerciali? Quanti chilometri coprono mediamente in un anno i mezzi che fanno parte della flotta aziendale? Quali sono le aree geografiche normalmente coperte durante i viaggi di lavoro? Le domande che bisogna porsi in fase di analisi dei costi sono quelle appena elencate. In tal modo, sarà molto più semplice farsi un’idea precisa delle esigenze della propria azienda, considerato il fatto che tantissime società emittenti propongono pacchetti ad hoc, tarati sulle distanze percorse dalla flotta aziendale e sulla presenza di stazioni aderenti al servizio.
Gestione e Protezione delle Carte Carburante in Azienda
Una volta acquistate, le carte carburante vanno gestite in maniera oculata, affinché non vadano smarrite e non vengano utilizzate in maniera scorretta, magari per soddisfare esigenze di natura personale. È fondamentale, quindi:
- attuare controlli di sicurezza per prevenire frodi e abusi. Alcune aziende mettono a disposizione tool e applicazioni con cui controllare e tracciare ogni singola transazione. Inoltre, è possibile richiedere la fattura elettronica in qualsiasi momento
- istituire procedure di gestione delle carte carburante trasparenti ed efficaci, in modo da scongiurare l’uso illecito delle carte. L’imprenditore, o chi per esso, può stabilire regole e limiti, allo scopo di evitare pagamenti non previsti
- affidare a qualcuno la gestione delle carte carburante smarrite, rubate o scadute
Procedura per l’acquisto e l’implementazione delle carte carburante
Processi amministrativi e contratti con fornitori di carte carburante
Nel 2019 è stata abolita la scheda carburante ed è entrato in vigore l’obbligo di fatturazione elettronica per l’acquisto del carburante. Ciò vuol dire che, per pagare il rifornimento, aziende e possessori di partita IVA devono usare metodi tracciabili come le carte carburante. Oggi, il mercato propone decine di fuel card, prepagate o con addebito, che complicano la scelta dell’utente. Tuttavia, scegliere quella che meglio si adatta al proprio business è fondamentale per massimizzare i benefici amministrativi e fiscali che derivano dal loro utilizzo. Quando si è chiamati ad effettuare la scelta, è necessario tenere in considerazione anche i requisiti che ogni carta impone ad aziende e partite IVA. La fatturazione elettronica ha reso obbligatorio l’uso di strumenti di pagamento trasparenti e tracciabili per poter accedere al recupero dell’IVA. Le carte carburante consentono il tracciamento di ogni transazione e possono essere di due tipologie: carta carburante elettronica prepagata e carta con addebito diretto sul conto corrente associato. La scelta dell’una o dell’altra deve basarsi su elementi concreti quali gli obiettivi di business, l’aderenza con i processi amministrativi, i costi delle carte, le spese accessorie e il soddisfacimento dei requisiti richiesti dai contratti per ognuna delle due tipologie.
Formazione dei dipendenti sull’utilizzo della carta carburante
Dopo aver individuato il fornitore che propone la fuel card più aderente alle proprie esigenze ed aver firmato il contratto, sarà possibile distribuire le carte carburante ai dipendenti. Ovviamente, ognuno di questi andrà informato circa l’uso corretto di questi strumenti, gli eventuali limiti di spesa, le stazioni di servizio che aderiscono al servizio e le procedure di reporting da adottare, qualora queste non siano completamente automatizzate.
Integrazione delle carte carburante nei processi di gestione delle spese aziendali
Integrare l’uso delle carte carburante nei processi di gestione delle spese aziendali aita a migliorare la trasparenza dei costi legati al carburante. I vantaggi che derivano dall’implementazione delle carte nei processi di gestione delle spese sono diversi:
- automatizzazione delle transazioni, grazie agli strumenti elettronici adottati dal fornitore della carta
- il dipendente non è più tenuto a richiedere ricevute o a tenere traccia delle spese manualmente, a differenza di quanto avveniva in passato
- analisi e report utili a una migliore pianificazione dei percorsi e del budget aziendale
- possibilità di integrare le spese nei sistemi contabili, semplificando la contabilità
- controllo dei costi, grazie alla possibilità di stabilire restrizioni e limiti di spesa
- una maggiore trasparenza, considerato che le spese per il carburante figurano nei report generati dal fornitore della carta
Vantaggi finanziari e fiscali relativi all’utilizzo della carta carburante
Recupero IVA e altre agevolazioni su acquisti di carburante
Aziende, lavoratori autonomi con partita IVA e liberi professionisti hanno il diritto di dedurre le spese per il carburante. Indipendentemente dall’uso che si fa del veicolo, dal 1° luglio del 2019 la normativa prevede il pagamento del carburante con metodi tracciabili. A tal proposito, la legge afferma chiaramente che « usando denaro contante si perde ogni diritto alle agevolazioni fiscali ». Di conseguenza, i titolari di partita IVA possono utilizzare una carta carburante oppure richiedere al gestore del distributore l’emissione di una fattura elettronica, onde certificare i costi sostenuti. La detraibilità dell’IVA è pari al 40% per i veicoli ad uso promiscuo e al 100% per i mezzi usati esclusivamente per lo svolgimento delle attività lavorative.
Tra gli strumenti più diffusi in assoluto figurano i buoni carburante come quelli forniti da Eni, che garantiscono agevolazioni fiscali rilevanti. Ad esempio, se un’azienda offre un buono con un valore massimo di 50 euro ad un suo cliente, il costo della fuel card è deducibile in quanto considerata spesa pubblicitaria. Ogni datore di lavoro può assegnare buoni carburante non imponibili ai fini fiscali e contributivi ai propri dipendenti, a patto che il valore dei benefits corrisposti nel corso dell’anno non superi i 3.000 euro complessivi. I costi sostenuti dall’azienda per l’acquisto dei buoni è deducibile ai fini IRES.
Ottimizzazione del costo del carburante attraverso i programmi a premi
Alcuni fornitori hanno ideato promozioni speciali e programmi di incentivazione a premi consentendo alle aziende di risparmiare ulteriormente sui costi del carburante. Questi programmi a premi possono fornire rimborsi, bonus e sconti in base alle quantità di carburante acquistato o ad altri criteri specifici. Tra le strategie più usate dai fornitori di carte carburante figurano:
- l’integrazione con determinati programmi di fidelizzazione offerti da altre aziende. Ciò consente di accumulare ulteriori sconti e vantaggi attraverso una varietà di transazioni commerciali
- promozioni e offerte speciali
- punti o premi. Questi programmi assegnano punti o premi in base al numero di transazioni effettuate. Ovviamente, i punti possono essere convertiti in prodotti, servizi o sconti
- cashback e rimborsi. In tal modo è possibile recuperare una parte delle spese sostenute per il carburante, riducendo i costi complessivi
