Come funziona la carta carburante aziendale
Che sia sotto forma di carta di credito, o di prepagata, la tessera carburante aziendale permette di pagare benzina e diesel senza l’ausilio di contanti. In merito al funzionamento di questo strumento, sono molti i punti in comune con una classica carta di credito per aziende. Una volta giunto alla pompa, sarà sufficiente che il dipendente avvicini la tessera al POS del benzinaio perché il pagamento venga effettuato. Nel caso di una prepagata, la transazione verrà approvata unicamente qualora l’importo residuo sulla tessera sia almeno pari a quello della spesa di carburante. Quando si è al cospetto di una tessera nella versione carta di debito, questa è collegata direttamente a un c/c bancario dell’azienda, dando luogo a un addebito diretto.
I requisiti richiesti all’azienda al momento della richiesta
Se un’azienda opta per una prepagata non sarà soggetta ad alcun requisito. Il datore dovrà semplicemente ricordarsi di ricaricarla ogni volta che l’importo non consentirà di rifornirsi. La somma ricaricata diverrà immediatamente utilizzabile.
Diverso è il discorso prendendo in esame una tessera che preveda un addebito in conto corrente. Chi le fornisce, infatti, richiederà determinati requisiti volti a garantire che l’azienda sia effettivamente solvibile. L’obiettivo è evitare il sovraindebitamento di chi ha effettuato la richiesta. Normalmente è necessario essere in possesso di un bilancio in attivo depositato, o di gestire l’attività da non meno di 1 anno.
Come effettuare la richiesta
Il modo più semplice per ottenere una carta carburante aziendale consiste nel rivolgersi al gestore della pompa. Si è diffusa, in diversi punti vendita, la proposta alle aziende delle versioni « brandizzate ». Questo è quanto è accaduto, ad esempio, in catene molto famose come Eni, Esso e IP. Più pratica e veloce è la richiesta online. Sono diversi i portali (ad esempio quello di DKV) a consentire di acquistare una carta carburante universale, ossia una tipologia di tessera destinata a essere accettata in qualsiasi pompa.
Le tariffe applicate
Prima di prendere in esame le diverse tariffe relative alle carte carburante aziendali è opportuno indicare come nella gran parte dei casi i costi di gestione, quando non assenti, appaiono comunque davvero bassi. Poco fa sono state citate sia le carte universali che quelle brandizzate. Per le universali è previsto un costo di rilascio, cui si aggiungono canoni mensili variabili. Le carte brandizzate, quindi rilasciate dai vari distributori, non comportano costi mensili, fatta eccezione per un versamento iniziale (destinato comunque a essere ricaricato sulla stessa tessera). Indipendentemente dalla tipologia, il costo delle transazioni è pari a zero: nessuna commissione di pagamento, dunque. La concorrenza venutasi a creare tra i fornitori di carta carburante ha indotto i fornitori a ideare nuovi modi per catturare l’attenzione delle aziende, invogliandole a scegliere una carta in luogo di un’altra. Da qui l’idea di fornire preventivi personalizzati, in grado di rispondere alle esigenze di comodità e di spesa delle aziende.
Quanto sono importanti nel B2B?
Un’azienda che assuma la decisione di acquistare tessere carburante per i propri dipendenti, prima di procedere è tenuta prima a valutare con attenzione diversi fattori. In particolare, la scelta dovrebbe commisurarsi alle reali necessità, ma anche alla tipologia di veicoli impiegati e alla frequenza di utilizzo degli stessi. Esistono opzioni, ad esempio, offerte specificamente alle aziende in possesso di veicoli diesel, e opzioni riservate esclusivamente ai mezzi a benzina. Da non sottovalutare è l’esame dei percorsi compiuti abitualmente dai veicoli. Questo fattore, infatti, potrebbe far propendere per le versioni universali (perfette per le aziende che operano in tutto il territorio italiano) in luogo delle monomarca o multimarca. Ulteriore elemento da prendere in considerazione è la possibilità di richiedere alcuni servizi aggiuntivi. Sempre più fornitori permettono alle aziende, effettuata la richiesta della tessera, di accedere al pagamento elettronico dei pedaggi, o ad aver diritto a parcheggiare in specifici parcheggi.
Il successo in Italia delle tessere per il rifornimento
Le tessere per il rifornimento sono ormai una realtà diffusissima in Italia e, con ogni probabilità, lo diverranno sempre di più con il passare degli anni. Tra le molteplici tessere oggi disponibili, rispettose delle leggi vigenti, è possibile ricordare « Soldo Drive », ossia uno strumento legato all’ormai celebre moneta elettronica. La sua validità è certificata dall’autorizzazione rilasciata dalla Banca d’Irlanda, e da quella proveniente dal Financial Service Ireland.
Da ricordare è anche che queste tessere consentono di avere un quadro chiarissimo di quali siano i veicoli aziendali più impiegati in un determinato arco di tempo, favorendone il controllo. Un’informazione utile anche per programmare gli interventi di manutenzione. E sarà molto più semplice comprendere quali veicoli sostituire prima. Ecco per quale motivo tali tessere non meritano di essere considerate unicamente un metodo di pagamento. Piuttosto, rappresentano un’opzione destinata a semplificare la gestione dei costi delle aziende.
Come scegliere una tessera per il rifornimento: i fattori da considerare
Uno dei principali vantaggi derivanti dal loro utilizzo è la possibilità di aver modo di controllare con estrema rapidità le spese associate ai rifornimenti. Da non sottovalutare è il fatto che le tessere vanno a sostituire i metodi di pagamento più diffusi. E questo significa evitare di consegnare nelle mani dei dipendenti denaro in contanti, che potrebbe andare perso. Al contempo, non si dovrà più ricorrere ai rimborsi come accade quando è il dipendente a provvedere con i propri soldi a rifornire il mezzo.
Facilità di gestione
Affidandosi a questo metodo innovativo per rifornire le auto, il reparto amministrativo non dovrà più « combattere » per farsi rilasciare scontrini, né perdere tempo per organizzarsi al fine di recuperare l’IVA. Le fatture vengono inviate regolarmente: e si tratta di fatture estremamente dettagliate in merito ai vari rifornimenti effettuati. Non è difficile comprendere come il rischio di errori o di iscrizione imprecisa dei dati sia praticamente azzerato. « Precisione » è la parola d’ordine per quanto concerne il monitoraggio delle spese.
PIN e limiti di spesa
La presenza di un PIN segreto evita che, smarrendo la tessera, questa finisca per essere utilizzata da terzi, peggio ancora se mossi da cattive intenzioni. E, sostituendo i contanti, i dipendenti non potranno più dar luogo ad appropriazione indebita di denaro. Da ricordare, infine, è la possibilità concessa da molti fornitori di tessere di inserire un limite massimo di spesa, ossia un tetto che i dipendenti non hanno modo di sforare. Un’opzione davvero utile per le piccole realtà alla presa con budget limitati.
Uno strumento perfettamente integrabile nei processi aziendali
Da quanto scritto fino a questo momento appare chiaro come questo strumento sia nato per rendere più intuitivi i rifornimenti delle auto e degli altri veicoli utilizzati dalle imprese del territorio italiano. Nel tempo sono emersi molti altri punti di forza, descritti dettagliatamente nelle precedenti righe. Ormai non è esagerato definire le tessere per il carburante un’opzione in grado di integrarsi ottimamente con i processi aziendali esistenti, favorendo lo sviluppo del business.
